TranslateSamenwerking tussen organisaties in de regio
Het is onmogelijk om Juiste Zorg op de Juiste Plek als zorginstelling alleen te organiseren. Hierbij zijn alle zorgorganisaties in de regio nodig. Daarom zijn de belangrijkste zorgsectoren bij het programma Zorg Dichterbij betrokken. En bij use cases die over de muren van het ziekenhuis reikten, werkten ook projectleden vanuit verschillende organisaties samen. Deze samenwerking tussen organisaties in de regio blijkt essentieel wanneer de zorg anders georganiseerd wordt.
Niet alleen de samenwerking tussen zorgorganisaties, maar ook de samenwerking met Zilveren Kruis als de grootste zorgverzekeraar in de regio bleek een succesfactor voor het programma Zorg Dichterbij. Naast de financiering middels transformatiegelden dacht Zilveren Kruis inhoudelijk actief mee over mogelijkheden om de beweging van zorg naar huis te stimuleren. Ook werden Zilveren Kruis standaard betrokken bij bekostigingsvraagstukken, om zo samen te zoeken naar oplossingen. Doordat deze open en transparante samenwerking is er samen veel bereikt.
Ingebed in visie Tergooi MC
In 2018 stelde Tergooi MC de visie 2023 op met als titel ‘Zorg moet dichterbij’. Het programma Zorg Dichterbij startte om deze visie waar te maken. Omdat Zorg Dichterbij ingebed is in de visie van het ziekenhuis, wordt dit pro-actief uitgedragen door de Raad van Bestuur.
De meest waardevolle zorg, is zorg dichtbij de patiënt. Figuurlijk, doordat we onze patiënten heel goed kennen, op een gelijkwaardig niveau benaderen en hen in staat stellen de voor hen juiste keuzes te maken. Maar ook letterlijk, door onze zorg fysiek zo dicht mogelijk bij de patiënt aan te bieden. We noemen dat Zorg Op De Juiste Plek. De juiste plek is daar waar we onze zorg het meest patiëntvriendelijk, effectief en efficiënt kunnen verlenen. Als het moet binnen de muren van het ziekenhuis, maar als het kan ook daarbuiten, dichterbij de patiënt. Bijvoorbeeld in een regionaal medisch centrum, om de hoek in de huisartsenpraktijk of bij de verplegings- en verzorgingshuizen of zelfs bij de patiënt thuis. Zorg op de juiste plek is niet alleen goed, maar ook hard nodig. Door verschuiving van laagcomplexe zorg van de UMC’s naar Tergooi MC, door de vergrijzing en door de groei van het aantal chronisch zieken neemt de druk op onze faciliteiten de komende jaren enorm toe. Om bij niet groeiende zorgbudgetten aan die groeiende zorgvraag te kunnen voldoen zullen we de komende jaren versneld inzetten op zorg buiten de muren van ons ziekenhuis.
Enthousiast team Zorg Dichterbij
Uit de evaluatie komt naar voren dat het enthousiasme van het team enorm helpt om het programma tot een succes te maken.
“Het programma is gaan rollen met veel energie.”
“Mensen krijgen zin om hier deel van uit te maken.”
“De energie bleef aanwezig ondanks alle uitdagingen.”
Het programma Zorg Dichterbij bestond uit een programmabestuur, een programmateam, een klankbordgroep en een verbindingsgroep.
Het programmabestuur was verantwoordelijk voor de besluitvorming van het programma en bestond uit vertegenwoordigers van de RHOGO (verenigde huisartsen), de VVT, Zilveren Kruis en Tergooi MC. De maandelijkse vergadering (elke sprint) van het programmabestuur waarborgde brede inspraak en voortgang.
Het programmateam leidde de uitvoering van het programma. Het bestond uit een programmamanager, medisch manager, een aantal scrummasters/projectleiders en meerdere coördinatoren met verschillende aandachtsgebieden. Zo waren er een coördinator patiëntparticipatie, ICT, communicatie en programma-organisatie. Al deze rollen bleken essentieel.
“Begeleidend team was essentieel in succes.“
“Medisch manager is cruciaal in het meekrijgen van de medisch specialisten”.
“Scrummasters hebben een cruciale rol, want de meeste dokters zijn geen projectmanagers”.
De klankbordgroep dacht mee en volgde de bewegingen van het programma. Het bestond uit diverse stakeholders zoals een huisarts, een medewerker VVT, een verpleegkundige, patiënten, cliëntenraad, Zilveren Kruis etc. Deze stakeholders konden wekelijks aansluiten bij het programma-overleg.
De verbindingsgroep had als doel om alle zorgverzekeraars te informeren over het programma en ook te consulteren. De verbindingsgroep sprak elkaar eens per kwartaal.
Het bekostigingsteam legde de link tussen financiële effecten en de impact op contractuele afspraken. Alle use cases met financiële effecten werden in het bekostigingsteam besproken.
Zorgprofessional in the lead
Elke use case werd gestart en getrokken door een zorgprofessional. Meestal was dit een medisch specialist, maar ook andere zorgprofessionals zoals verpleegkundigen of huisartsen konden dit doen. De ideeën voor zorgvernieuwing kwamen dus vanaf de werkvloer. Dit zorgde voor grote betrokkenheid van de zorgprofessionals en hun collega’s. Dit leiderschap is essentieel gebleken voor het doorvoeren van zorginnovaties. Hierbij zorgde het programma voor de nodige ondersteuning: een scrummaster met expertise en een budget.
Betrekken van patiënten bij zorginnovatie
Zorg en dus ook zorginnovatie moet waardevol zijn voor patiënten. Binnen het programma Zorg Dichterbij was het voorwaardelijk dat de zorg dichter bij de patiënt komt en dat de kwaliteit van de zorg hoogwaardig blijft. Om de effecten voor patiënten goed in beeld te krijgen, is het essentieel om patiënten te betrekken bij zorginnovatie. Deze patiëntinzichten helpen om waar nodig aanpassingen te maken in zorgvernieuwingen, zodat de verleende zorg van waarde is en blijft voor onze patiënten.
Hoe we dit hebben gedaan, kun je lezen bij patiëntenparticipatie.
Duidelijke werkwijze met use cases
Zorg Dichterbij kende een vaste werkwijze met use cases, afgeleid van de scrummethodiek. Dit werd als erg prettig ervaren door alle betrokkenen. Redenen die werden aangeven:
- Het is erg duidelijk wat er van wie in welke fase wordt verwacht. Het scrumbord helpt hierbij om overzicht te houden.
- Door agile te werken wordt er snel gestart, kan er snel worden bijgestuurd en zijn er snel resultaten.
- Door het werk op te delen in sprints ontstaat en een behapbare hoeveelheid werk en komt er tempo in de fases.
- Elke use case heeft een zorgprofessional als product owner. Dit is essentieel voor het doorvoeren van zorginnovaties.
- Voor elke fase wordt goedkeuring aangevraagd bij het programmabestuur, zodat het programmabestuur goed op de hoogte is en kan sturen.
- Use cases beginnen klein met een onderzoeksfase en een pilotfase. Hierdoor wordt men gedwongen om de nieuwe werkwijze te concretiseren en kan deze getoetst worden in de praktijk.
- De bekostiging is niet bij voorbaat bepalend voor het starten van een use case. Parallel aan de pilot wordt een business case opgesteld. In deze business case worden de financiële effecten van de zorgvernieuwing doorgerekend. Waar nodig wordt de werkwijze bijgesteld of wordt bekeken of er mogelijkheden zijn om de bekostiging aan te passen. Een negatieve business case die niet opgevangen kan worden, kan wel reden zijn om een use case te stoppen.
- Voor use cases met ICT-applicaties wordt er met de leverancier een contractafspraak gemaakt voor de pilotduur, waardoor het ziekenhuis niet aan een contract vastzit als een use case stopt na een pilot. Dit uitstapmoment heeft Zorg Dichterbij veel geld bespaard.